Esiste il galateo delle email?

Ogni giorno vengono inviate innumerevoli e-mail. Sfortunatamente, sia per scopi personali che aziendali, alcuni destinatari di e-mail vedono le e-mail come spam a causa del loro contenuto e dell’approccio del mittente.

Ma esiste anche un galateo per le imprese. Ad esempio, è sempre meno apprezzato dagli utenti l’invio delle email a pioggia: eppure basterebbe investire su una buona attività di lead generation per aumentare il ROI ed essere più apprezzati.

Il galateo delle email si riferisce alle norme di comportamento che le persone usano quando inviano, ricevono e rispondono a un’e-mail. Allo stesso modo, con l’email marketing, esistono linee guida diverse per l’invio di e-mail promozionali rispetto a quelle editoriali. Le e-mail promozionali vengono inviate per scopi di marketing, mentre le e-mail editoriali vengono generalmente inviate a scopo informativo.

Quando si invia un’e-mail, è necessario considerare a chi stanno scrivendo e la loro cultura prospettica. Vediamo, quindi, qual è il galateo delle e-mail di oggi.

Le regole per inviare le email

Per scrivere una mail nel modo giusto, non bisogna improvvisare.

L’oggetto è la prima informazione che vedono i destinatari di un’e-mail, e se è scritto in modo errato o poco chiaro, potrebbe spingere il lettore a cancellarlo senza nemmeno aprirlo. Quindi è importante dare un messaggio chiaro e preciso, fin dall’inizio, indicando il contenuto o il motivo della scrittura in due o tre parole che catturi l’attenzione del destinatario. Ilger.com ha riepilogato i 9 errori più comuni per quanto riguarda l’oggetto: li trovi qui.

Passando al corpo della e-mail, assicurati di suddividere il testo in due o tre paragrafi: ciò consente al lettore di vedere rapidamente i punti chiave.

Non inviare mai un’e-mail senza aver riletto ciò che hai scritto. Errori grammaticali o di battitura sono molto comuni anche nella tua lingua, o in inglese, puoi commettere errori molto più facilmente. Ricontrollare quello che hai scritto è un semplice passaggio che può impedirti di apparire poco professionale e soprattutto negligente.

Assicurati di aver impostato le tue e-mail per terminare con tutte le informazioni importanti su di te, tra cui: nome e cognome, titolo di lavoro, dettagli relativi alla tua azienda (nome, indirizzo..) e un collegamento al sito web aziendale.

Come si scrivono le email

A seconda del tipo di relazione che hai con la persona a cui stai scrivendo, ci sono diversi modi per iniziare un’e-mail, ma ogni e-mail dovrebbe sempre iniziare con un saluto. Nel nostro caso specifico essendo formale, le opzioni più appropriate sono “gentile Signor/Sig.ra/Sig.ra” o “egregio Signor/Sig.ra/Sig.ra”.

Dopo il saluto iniziale è necessaria una frase introduttiva che indichi chiaramente il motivo della scrittura e sia coerente con l’oggetto della mail. Presentati brevemente (i testi lunghi spesso scoraggiano le persone dal leggerli), quindi prosegui con “Le scrivo in merito…”, “scrivo in riferimento a…”.

Se invece stai rispondendo a un’email che hai ricevuto, puoi dire “scrivo in risposta a…”.

Non ci sono formule convenzionali per scrivere il corpo del testo perché questo varia a seconda di ciò che devi comunicare. È utile preparare una prima bozza e poi procedere con le eventuali correzioni.

Le regole generali sono che il testo sia suddiviso in brevi paragrafi che evitino abbreviazioni e acronimi, entrambi utilizzabili, al contrario, quando scrivi una mail informale a familiari e amici.

Ogni e-mail è essenzialmente un elenco di attività per qualcuno. Si aspetta una risposta con alcuni dettagli o un’azione dal destinatario. In alcuni casi, il destinatario potrebbe doverti mettere in contatto con qualcuno che può agire sull’e-mail. In ogni caso, indicare chiaramente nell’e-mail l’azione prevista dal destinatario è fondamentale. Questo dovrebbe essere immediatamente dopo l’e-mail principale in cui indichi lo scopo dell’e-mail.

Il modo più comune per terminare un’e-mail è: “distinti saluti”, “cordiali saluti”, “saluti”.

Puoi includere altri contatti rilevanti nell’e- mail cc/ccn per averli nel ciclo. Ad esempio, quando invii un’e-mail a qualcuno che è stato presentato da un altro amico comune, è bene copiare quell’amico comune nel cc dell’e-mail, ringraziarlo per l’introduzione e continuare l’e-mail.